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提升工作效率的十大習慣

發布時間： 2015/10/10 16:00:16　　　瀏覽：10439　　　字體大小：大中小

• 　　現代人都很忙，但忙的可能沒有效率，可能在“忙人”摸象，也就是瞎忙。也許你的效率可以提升20倍，也許你的激情和潛能可以提升10倍！秘訣就在于目標管理、時間管理、精力管理、如何在短時間內完成更多的事情，這里有能大大提升工作效率和時間效率的幾個重要的工作習慣：

  
  

  　　1. 每天一上班就進入狀態

  
  

  　　一些好習慣的養成，常常有助于工作效率的提高。比如，每天一進入辦公室就進入狀態，瀏覽一下郵件，列出今天要完成的工作，首先集中于做最最重要的事情。不要一上班就瀏覽網頁和新聞，來自朋友的消息和新聞往往會浪費不少時間并分散你的精力，如果你忍不住總是想要上網溜達溜達，這時候應該告訴自己：“晚幾個小時看，那些新聞不會消失的！”

  
  

  　　實踐證明，一上班就聚焦在最重要的工作上往往能最高效最快速的解決問題，因為你有熱情，但熱情和焦點很容易被分散，解決的秘訣就在于不讓雜事分散自己的注意力、焦點和熱情。總之，記住了：每天一到公司先做最重要的事情！

  
  

  　　2. 分類集中處理事項

  
  

  　　你每天所要處理的工作，如果仔細想來無非有兩種：事務型和思考型。如果將你所要做的工作做如此劃分，區別對待，也許你會收到事半功倍的效果。事務型的工作不用太動腦子，只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以，而且不怕被干擾和中斷，如收發e-mail、寫信、填寫工作報表、備忘錄等，這些例行公事、性質相近的事情可以集中在同一個時間段來處理，即使在精神狀態不佳的情況下也能完成。

  
  

  　　而對于那些需要集中精力、一氣呵成的思考型工作，則要謹慎對待，在做之前要進行充分的思考，不停地想，苦思之后方有靈感閃現，這時要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干擾的時間段集中去做。

  
  

  　　3. 用好GTD工具做好時間管理

  
  

  　　用GTD（Get Things Done）工具來管理每天要完成的工作項是個不錯的主意，關鍵在于如何用好它。我個人常用的GTD工具有在線的WorkFlowy，還有Evernote，離線的有Outlook等。用好GTD工具軟件的個人經驗是方便、快捷、有重要性排序、每天要完成的工作項一目了然、可追溯等。

  
  

  　　我一般每天在下班之前就設定好第二天的工作任務并已拍好序，這樣第二天一上班就打開任務列表，對今天要完成的工作項一目了然；然后每做完一項工作，就設定狀態為已完成。在線GTD的好處就是隨時隨地想到了都可以修改，在家中，在路上，在公司，都可以同步。用好GTD對做好時間管理和目標管理很有幫助。

  
  

  　　4. 倒計時產生時間緊迫感

  
  

  　　每天面對大量的工作，誰都不免產生“丟三落四”、忙而無序的狀況；如果會工作，養成定時作計劃的習慣，效果是大大不一樣的。 要善于管理自己的工作，可以準備一個記事本，對自己每月的工作計劃、每周的工作計劃進行規劃和跟蹤管理。每月之末，抽出一定的時間思考一下下個月的工作重點和計劃安排。

  
  

  　　制定工作計劃，關鍵是要會分解目標，把制定的月目標分解到一個周，一個周的目標再分解到每一天。也許看上去是一個很龐大的，擔心完成不了的工作目標，經過這樣的層層分解后，結果發現，原來要實現這個目標并不是很難；這樣工作起來才不會感到有很大的壓力。

  
  

  　　此外，制定工作計劃之外，要給自己設定一個倒計時，利用倒計時所產生的緊迫感。這是心理學家推薦的自我激勵方法。這種倒計時所產生的緊迫感能激發你的決斷力和專注力，調動你的情緒和潛能。

  
  

  　　5. 學會溝通

  
  

  　　在一個公司里或者團隊里，遇到最多的時間管理上的問題是什么？溝通問題。溝通首先要學會微笑，微笑首先要敞開心扉，用一個包容的心態和接納的心態來溝通。微笑、自信，能產生神奇的效果，笑對世界，世界就會對你微笑；自信，周圍的人會更多的支持你。

  
  

  　　每天用一定的時間來和同事、上級溝通，有良好的溝通心態、學會傾聽，就能獲得積極的溝通效果，工作軟環境、工作需要的資源就能獲得支持！這對工作效率的提升有非常大的作用。

  
  

  　　記住：很多時候有效溝通可能比抓緊時間做事還重要！很多有經驗的人都知道：領導布置下來一項任務之后，先和領導溝通好預期的結果和方式很重要 ～ 只有當你真正明白了要做什么，怎么去做的時候，再去行動，磨刀不誤砍柴工！

  
  

  　　6. 提升自己的專業能力

  
  

  　　我想這個道理大家都懂的，一個剛畢業的業務不熟、技術不精的人去解決一個問題往往半天都找不到門道，半天一天的時間可能要被白白浪費在知道自己要干什么上面。

  
  

  　　有時候，要知道自己要干什么也是一件很難的事情，需要對業務和需求、技術等多方面的理解，而不知道自己要干什么更不用談工作效率了。即使知道了要干什么，下一步還有怎么做的問題…. 這一切都要求我們提升自己的專業能力，沒有專業能力，強工作效率無從談起。

  
  

  　　如果你的專業能力越強，經驗約豐富，那么你做一件事情比別人消耗的時間就越少，這時候你就需要考慮是不是可以接受更大的挑戰，多做一些重要但是不緊急的事情。

  
  

  　　7. 保持工作環境的有序和整潔

  
  

  　　實踐證明，優雅整潔的工作環境、打造高效健康的工作區能大大激發工作的熱情和潛能，這就是為什么美國的大公司紛紛在工作環境和裝修上大請設計師的原因了。工作環境不僅會影響到工作效率，還會影響工作中的創造性。

  
  

  　　美國管理大師坎特為不景氣的公司管理人員提出的第一個建議往往是讓他們把工作地點重新粉刷或是清潔一遍。這也是給你自己貼上成功標簽的一種方法。她說：“環境會激發人們向更高的目標看齊。不要認為給自己換個新發型或是買件時髦的衣服是輕浮虛榮的，你這樣做不是為了炫耀，而是為了在勝利到來之前為自己樹立信心。

  
  

  　　8. 學會自我暗示提升自信

  
  

  　　壞的情緒好壞往往會影響到工作狀態，要求自己盡量不要把一些不好的情緒帶進工作里，當然誰也不可避免遭遇氣憤、低落的時刻，但要學會控制。每當這時，閉上眼睛幾分鐘，告訴自己：“只要不發作，就又戰勝自己了”。能夠管理自己的情緒了，也就意味著在走向成熟。 此外，要學會把生活和工作上的事情分開。

  
  

  　　通常影響我們效率的，不是繁雜的任務和時間管理的問題，而是我們的情緒！我們通常被情緒所左右，壓根不想工作，不想干活，拒絕合作，這才是我們拖延和被動的原因。通常讓我們感到疲憊的，不是勞累，而是索然無味。

  
  

  　　所以，跳槽去一個你喜歡、投入熱情的工作中去吧，如果不熱愛你的工作，何來工作效率？

  
  

  　　9. 要學會拒絕

  
  

  　　當我剛開始工作的時候，我非常急切的想要去討好別人。這也就是說，我幾乎不能去回絕別人對我的要求。我加了很多班，但是還是不能完成他們交代給我的所有事情。

  
  

  　　結果他們表示不滿意，而我也表示要崩潰了。如果你從不回絕別人，你的答應就顯得毫無意義。承擔能力所及的事情，如果別人不停地指派給你更多的事情，你需要明確的表示那意味著將會耽誤其他的工作。為了應付這種事情，我會隨身攜帶一張列有待辦事項的紙（To-do list)。

  
  

  　當人們叫我去做什么事情的時候，我就給他們看這張紙，并且問他們我應該為他們擠掉哪個事情。這是我用來拒絕別人的一種好辦法。

  
  

  　　10. 徹底放松，休息

  
  

  　　也許你不相信，提升工作效率的最后一點是徹底放松，休息。你放松了，休息好了，就能有效率。相反，連續加班，持續高壓，這種工作效率是不可持續的。工作是一項長跑，不是50米沖刺。一次徹底的放松，才能更有精力去工作。這樣的事情很常見，問題的核心是：什么才是最有效的徹底放松？

  
  

  　　我推薦幾個：冥想（靜坐）、和知心朋友聊天、散步、音樂、旅行…. 所有最適合自己的讓你最放松的放松就可以了。休假的時候，就徹底忘記工作，告訴自己：“工作是忙不完的，沒有你，公司還是一樣轉動，也許還轉的更快呢！高效工作的目的是什么：不就是為了省出時間來享受生活么”。